Se la tua azienda ha deciso di organizzare un evento e sei alla ricerca di un professionista che ti supporti, ecco cosa fare prima di chiamare un organizzatore di eventi.
In agenzia, a volte capita di ricevere mail frettolose di richieste preventivo, a cui ci è letteralmente impossibile rispondere così su due piedi. Abbiamo infatti bisogno di entrare in contatto col cliente e farci dare maggiori informazioni. Si tratta di un approccio concreto e professionale.
Un’agenzia creativa raramente ha dei pacchetti già pronti, infatti l’evento è per sua natura studiato su misura sulle richieste del cliente e sugli obiettivi che si propone di raggiungere tramite l’evento stesso.
Un preventivo veloce si può chiedere ad un ristorante o a un noleggio auto, ma l’evento è l’insieme di molteplici servizi: c’è una parte di creatività, la logistica, la comunicazione, …
Cosa fare prima di chiamare un organizzatore di eventi?
Quindi come contattare un’agenzia creativa? E soprattutto, cosa fare prima di chiamare un organizzatore di eventi?
L’email è il primo contatto ideale, dove puoi anticipare a grandi linee la richiesta.
Nella mail si dovrebbe poi chiedere di essere richiamati telefonicamente in modo da fare una prima chiacchierata conoscitiva in cui aggiungere dettagli utili.
In questo modo l’agenzia potrà mettersi al lavoro, preparando una proposta con alcune idee ed un preventivo indicativo di spesa.
Una volta approvata una proposta di massima, si parte con il mettere a punto un progetto più dettagliato, che diventerà poi la scaletta dell’evento.
Se devi organizzare un evento per la tua azienda, un organizzatore di eventi è la figura chiave per aiutarti a realizzare il progetto secondo le tue necessità.
Ma prima di contattarlo, ci sono 3 elementi su cui dovresti avere le idee chiare:
- A chi è rivolto l’evento (clienti, dipendenti, top management, migliori venditori, …), incluso un numero indicativo di partecipanti
- Qual è l’obiettivo dell’evento (lancio di un nuovo prodotto, motivare la forza vendita, presentare la nuova campagna pubblicitaria, …)
- Una data o periodo indicativo
Comunicare i propri bisogni è essenziale per mettere l’event planner nelle condizioni di proporre le migliori soluzioni in breve tempo.
